経費精算アプリ

1. 取り込み：領収書・交通費・車両運行を入れると「未精算」にたまります。
2. 書類：作る書類を選び、未精算から明細を入れます（その場で入力もできます）。
3. 所属長の承認：経費精算書・DC・交際費・車両運行・出張報告書も、「確認して申請」（出張は「確認して申請」）で承認をもらってから作ります。承認されると「精算済・承認済」の【承認済み】に移ります。
4. お金を受け取る書類（経費精算書・DC・出張報告書・交際費・車両運行）は、承認されて作ったら、印刷して管理部に提出します。
5. 確認して作る：承認の前でも押せます。確認の画面で中身を確かめ（「Excelで見る（下書き）」で会社の書式のまま見られます）、「この内容で申請」を押します。承認されたら同じ画面のボタンが「この内容で作成する」になり、作ると、会社の書式のExcelがダウンロードされ、明細は「精算済・承認済」に移ります。

最初に「設定」タブで、氏名と区分（一般／役員）を保存してください。区分で日当の金額が変わります。車両運行を使う人は自宅の住所と場所の住所も登録します。

• 「領収書を撮る・写真から選ぶ」で、その場で撮影するか、写真フォルダ・PDFから選ぶと、日付・金額・お店・品名を読み取ります。
• 勘定科目はプルダウンで選び直せます。カタカナの品名は漢字などに直し、何品か買っているときは「最初の品名 他」になります。
• 読み取った内容を確認して保存すると「未精算」に入ります。
• 1枚の紙に何枚も貼ってある写真・PDFを選ぶと、「まとめて読み取る」で1枚ずつ登録するか聞きます（台紙と領収書の間を少しあけて、台紙全体が写るように撮ってください）。
• 撮影しないで入れるときは、いちばん下の「手入力」を使います。

• 取り込みの「まとめて読み取る」で支払方法を選び、「写真・ファイルを選ぶ」で何枚も選ぶと、すぐに読み取りが始まります（スマホの写真フォルダから選べます。先に撮っておいた分や、スクリーンショットも読めます）。
• パソコンでは、フォルダごと選んだり、ドラッグしたりもできます。ダウンロードした領収書のPDFや、何枚も貼ってスキャンした紙も1枚ずつに分けて読み取ります。
• 出張報告書の欄（交通費・宿泊・その他）は、領収書の内容から自動で決めます。
• 同じファイルを二重に読み込まないようにしています（未精算から削除した分は、もう一度読み込めます）。
• ファイル名の付け替え：読み取りが終わったら「読み取ったファイルを名前を付けて保存」で、内容に合わせた名前のコピーを保存できます（2つ以上はZIP1つ）。新幹線・特急・飛行機は「20260308_新幹線_岡山→小田原」、ETCは「20260806_御殿場→東京」、ホテルは「20260307_プチホテル高知」、商品は「20260207_電池代」（何品かあれば最初の品名）。1枚ずつ撮るときは、登録画面の「取り込んだファイルを名前を付けて保存する」にチェックを入れて保存します（チェックは次回も同じ）。元のファイルの名前は変わらないので、要らなければ消してください。

• 出発・到着を入れて「Yahoo!乗換案内で運賃を調べる」を押します。スマホは、結果画面（「IC優先：〇〇円」が写るところ）のスクリーンショットを撮り、「📷 結果画面のスクリーンショットから読む」で選ぶと、運賃と交通機関が入ります。パソコンは、結果をコピーして貼り付けても入ります。
• 往復で行きと帰りの日付が違うときは「帰りの日付」を変えると、行き・帰りの2件に分かれます。
• 毎日同じ区間のときは「日付をまとめて選ぶ」で日付を足すか、初日〜最終日を選んで「この間の平日を全部足す」（祝日は×で外します）。選んだ日の数だけ1件ずつまとめて登録します。
• 「よく使う区間」に保存しておくと、次から選ぶだけで入ります。
• 🎤 声でも入れられます：「今日 平塚から東京 往復 990円」「10月6日 平塚から東京 帰りは8日」

• 出発地と到着地を入れて🗺 地図で距離を調べるを押すと、Googleマップのルートが開きます。出た距離を走行距離に入れてください。メーターは自動で入ります（日ごとに0から数えます）。
• 「よく使う行き先に保存」しておくと、次からは選ぶだけで距離も入ります。帰りの向き（到着地→出発地）も一緒に登録されます。
• 往復にチェックを付けて保存すると、帰り（到着地→出発地）も同じ日・同じ距離でまとめて登録します。帰りの目的地は帰りの着地（例：自宅）が自動で入り、チェックの下に帰りの内容が出ます。高速道路の領収書は、1回分ずつ「行き」「帰り」を選べます。🎤 声で「往復」と言っても入ります。
• 出発地は、その日の1件目は「自宅」、2件目からは前の到着地が最初から入ります。書類の「目的地」は到着地と同じ名前が自動で入ります（違う名前にするときは「そのほか」で直します）。
• 有料道路・製造原価などは、折りたたんだ「🛣 有料道路」「そのほか」の中にあります。押すと開きます。
• 出発地・到着地は行き先の名前で入れます（登録済みの場所は候補から選べます）。初めての場所は、下に住所の欄が出るので住所を入れてください（Googleマップで場所を開いて「共有」→「コピー」した文字を貼り付けると、住所だけが入ります。地図の画面のスクリーンショットを「📷」で選んでも入ります）。「🔍 地図」で場所を確かめられ、保存すると「設定」の場所の住所に登録されて、次からは名前だけで使えます。
• 🎤 声でも入れられます：「自宅から小鍋島農場」「昨日 農場から湘南佐藤農園 10キロ 製造原価」
• 有料道路の金額を入れたときだけ、領収書の欄が出ます。
• 📷 高速道路の領収書から入れる：ETC利用照会サービスの利用証明書（PDF）や、料金所の領収書の写真を選ぶと、通行が1回分ずつ未精算に「高速道路」として入ります（取り込みの「領収書を撮る」「まとめて読み取る」で入れても同じです）。車両運行の画面で、その運行で使った分にチェックを付けると、件数と金額が入ります（1つの区間で2回使ったら2つ選ぶと合算）。保存すると運行にまとまり、未精算から外れます。チェックを外して保存したり、運行を削除したりすると、未精算に戻ります。

1. ウォッチで話してメモに残します。Apple Watch：「Hey Siri、メモに『10月8日 自宅から小鍋島農場』」／Android：Googleアシスタントで Keep にメモ。
2. 日付も一緒に言ってください。場所は名前で言います（距離も言うか、よく使う行き先なら自動で入ります）。
3. あとでメモをコピーし、車両運行の「メモから貼り付けて入力」に貼り付けて「1件目を入れる」→ 確認して保存。残りのメモは次に開いたときも残っています。

1. 「書類」タブ →「新しい書類を作る」で書類の種類を選びます。
2. 「未精算から追加」で明細を選んで入れます（「すべて選ぶ」で一括選択）。その場で手入力・交通費・運行の追加もできます。
3. 明細の順番は ▲▼ で入れ替えられます（車両運行は同じ日の中だけ）。「外す」で未精算に戻せます。
4. 「確認して作る」で全項目を確認します。入れ忘れは赤、要確認は黄色です。行を押すとその場で直せます。
5. 作成するとExcelがダウンロードされます。合計などの計算結果も入っているので、スマホでも金額が見られます。

1. 「書類」→「新しい書類を作る」→「出張報告書・精算書」（8日以上は「長期出張用」）を選びます。
2. 出張先・同行者・訪問先・期間・出張報告を入れ、日当を日ごとに「1日／半日／なし」で選びます。仮払金があれば「仮払金」に入れます。
3. 経路のチェック：交通費の並びにおかしな所があると、経費の上に黄色で知らせます（同じ日に同じ区間が2回、前の到着地と次の出発地が違う＝間の移動が抜けている・日付や順番の間違いなど）。「確認して作る」の画面にも出ます。知らせるだけなので、そのままでも保存・作成できます（東京駅→羽田空港のように、領収書のない移動があるときも出ます）。
4. この画面から領収書を取り込む：「＋ 領収書を撮る・選ぶ（読み取り）」で写真・スクリーンショット・PDFを選ぶ（複数OK）と、読み取って、交通費・宿泊・その他の行に自動で入ります。内容を確かめて「保存」を押してください（保存するまでは入りません）。何枚も貼ったスキャンは1枚ずつに分けます。高速道路のETC利用証明書は、合計を1行にします。
5. 出張申請書（出張前）：「新しい書類を作る」→「出張申請書」で、出張先・期間・同行者と、出張目的・スケジュール・利用交通機関を入れ、「確認して申請」を押します。スケジュールは「この出張の予約印刷・領収書から自動で入れる」で、切符・航空券・ホテルの予約の印刷や領収書を取り込むと下書きできます（取り込んだ分は、あとで出張報告書の経費にそのまま入ります）。承認されたら「精算済・承認済」の【承認済み】から Word を作ります。出張から帰ったら、「新しい書類を作る」→「出張報告書・精算書」の「出張申請した内容から作る」で申請した出張を選ぶと、同じ出張の出張報告書になります（出張報告書の画面では申請書は作りません）。利用交通機関を空にすると、交通費の交通機関が入ります。スケジュールでは、鉄道の区間は「平塚駅→東京駅」、飛行機は「羽田空港」のように駅・空港を付け。所属は「設定」で入れておきます。出張から帰ったら、同じ出張にそのまま経費を入れて出張報告書を作れます（申請書を作っても精算済にはなりません）。
6. 所属長の承認：「設定」の「所属長」を名前で選んでおくと（「所属長（2人目）」も選ぶと2人とも依頼が届き、ふだんはどちらか1人が承認すればOKです。ただし出張申請書・私有車使用申請書・出庫伝票は2人とも承認が必要で、1人目が承認すると「〇〇さんが承認済み。もう1人を待っています」と出ます）（一覧に出るのは、このアプリで氏名を保存した人です。所属長に、先にアプリを開いて氏名を保存してもらってください）、出張申請書の欄にある「確認して申請」で依頼できます。所属長が「設定」の「承認の通知を受け取る」を押しておくと、スマホやパソコンに通知が届きます（承認・差し戻しのときは申請した人にも届きます）。通知を受け取っていない所属長には、「承認をお願いします」と声をかけてください。所属長のアプリには「承認」のタブが出て、内容を見て「承認」を1回押すだけです（差し戻すときは理由を書きます）。承認されると、出張の画面に「承認済み」と出て、出張申請書のWordの「所属長承認印」の欄に、承認した人の名前と日付が入ります。依頼したあとに出張先・期間・目的・スケジュールなどを変えると、承認はやり直しになります。
7. 「この出張の経費」に、「未精算から追加」「検索して交通費を入力」、または各枠の「＋ 追加」で経費を入れます。経費は「交通費」「宿泊」「その他」の枠に分かれて並びます。欄は領収書の内容から自動で決まり、選び直すとその枠へ移ります。
8. あとから経費を足すときは、枠の「＋ 追加」で足して日付を入れると、その日付の位置に入ります（取り込んだ分の間にも入れられます）。交通費は「よく使う区間から追加」で、保存した区間を行き・帰りどちらの向きでも入れられます。区間は交通費の行の「☆」で保存できます。
9. 同じ日の交通費は、つながる順（青森→羽田、羽田→小松…）に自動で並びます。違うときは ▲▼ で入れ替えられます（入れ替えた日は、その順のままになります）。
10. 「保存」で作りかけのまま残せます。「確認して作る」で内容を確認して作成します。
11. 長期出張用は出勤表も一緒にでき、出張手当は自動で計算されます。

• 「書類」→「新しい書類を作る」→「交際費及び会議費申請書」で、日付・場所・接待先・当社側・人数・目的を入れます。
• 経費は「未精算から追加」か「手入力で追加」で入れます。1人あたり5,000円を超えると勘定科目が「交際接待費」になります。
• DCカード払いの分は、DC用の書式で作られます。

1. 「書類」→「新しい書類を作る」→「休暇届」。届け出る日・休む日（初日・最終日）・休暇区分・事由を入れます。日数は日付から自動で入ります（半日なら 0.5 に直します）。振替休日はもとの出勤日（例：8/22）、その他は中身（例：夏季休暇）も入れます。
2. 「確認して申請」。休暇届は所属長2人の承認が必要です（「設定」で所属長を2人選んでおきます）。2人とも承認すると【承認済み】に移り、Wordの「管理部」と「所属長承認印」の欄に承認印が入ります。
3. 「Wordを作る」で保存します（ファイル名は「261001_白谷_休暇届」の形）。

• 「書類」→「新しい書類を作る」→「承認依頼」。件名と、承認してほしいことを書き、「ファイルを選ぶ」で書類を付けます（8MBまで）。
• 出庫伝票・休暇届・出張申請書・私有車使用申請書は、所属長と管理部（新川さん。新川さん本人の申請は上村さん）の2人に自動で依頼が届き、2人の承認が必要です。
• 管理部（新川さん・上村さん）は、「書類」タブの「全員の書類を見る」で、全員の承認された書類を見る・ダウンロードできます。
• 申請書のWord（出張申請書・購入伺い書・支払依頼書・私有車使用申請書・休暇届）は、所属長に承認されてから作ります（承認印の入ったものを印刷するため）。承認されると「精算済・承認済」の【承認済み】に移り、そこで「Wordを作る」を押します。
• 承認された書類は、「精算済・承認済」の【承認済み】に移ります。所属長の「承認」は「未承認」と「処理済み」に分かれていて、処理済みは「選ぶ」にチェックして「選んだものを削除」で一覧から消せます（申請した人の書類や承認の結果は消えません）。
• 「確認して申請」を押すと、先に「この内容で承認を依頼しますか？」の画面が出ます。依頼先（承認が1人の書類は、吉岡社長か、不在のときは新川さん）・書類・合計金額・中身を確かめて「依頼する」を押します。所属長の画面には、書類の中身と合計金額が出ます。
• 依頼すると、所属長の「承認」に出ます（通知を受け取る設定なら通知も届きます）。所属長の「承認」には書類の中身（PDF・Word・Excel・写真。WordとExcelはマイクロソフトの表示機能で、書式どおりに）がそのまま出るので、ダウンロードしなくても確かめて承認か差し戻しを押せます。
• 承認されたら「承認済みの書類を受け取る」で保存します。Word（.docx）は文書の最後に、PDF・写真（JPEG・PNG）は「所属長承認」の欄に、日付印の形の承認印が入ります（写真はPDFになります）。「所属長承認」の文字がない見積書などは、右上の印の枠のいちばん左に、名前だけの印が入ります（スキャンしたPDFでも）。Excel（.xlsx）は「所属長承認印」の欄があればその欄に押します（前のツールで作った経費精算書など）。欄のないExcelや古い形式（.xls）には押せないので、印が要るときはPDFにしてから付けてください。合計金額は、付けたときに書類から読み取って入ります（違っていたら直します）。出張報告書・精算書（PDF）は、日程・行先・過不足精算を読み取って、所属長の画面に文字で出します。名前の横の「㊞」に印がなければ、申請者の名前だけの印が入ります。所属長の画面の書類は、押すと拡大します。「⛶ 大きく見る」で画面いっぱいに広げて見られます（「閉じる」かEscで戻ります）。受け取ると「精算済・承認済」に移ります。
• 依頼したあとにファイルを差し替えると、承認はやり直しです。

• 「書類」→「新しい書類を作る」→「私有車使用申請書」。自分の車を仕事で使う前に出す書類です。
• 申請書から車両運行に取り込む：私有車使用申請書を出したあと、「車両運行行程および精算書」の書類で申請書を選んで「🚙 私有車使用申請書から取り込む」を押すと、使う日ごとに運行予定（自宅→小鍋島農場→自宅 など）の区間が入ります。よく使う行き先に距離があれば距離も入り、なければ「予定」になるので、走ったあとに距離を入れます。もう運行が入っている日は入りません。申請書にない日の運行があると、車両運行の書類と「確認して作る」に知らせが出ます。
• 期間は「使う日を選ぶ」で日付を1日ずつ「＋ 追加」すると、「令和8年10月2日、6日、9日」のように並びます。続けて使うときは「続けて使う」で初日・最終日を入れます。
• 目的・運行予定は、Wordでは頭に「・」が付きます（例：・自宅 - 小鍋島農場(本社、湘南佐藤農園様)- 自宅）。同行者が空なら「なし」。
• 運行予定は押して選ぶだけ：回る順に行き先を押すと「自宅→小鍋島農場→湘南佐藤農園→農大→自宅」のように入ります（自宅・本社から出たら、最後は自動でそこに帰ります。「1つ戻す」「やり直す」で直せます）。候補は全員に「自宅」「本社」があり、車両運行で保存した「よく使う行き先」も出ます。それ以外の行き先は下の欄に入れて、1回だけなら「＋ 今回だけ足す」、よく行く所なら「＋ 候補に登録して足す」（登録した候補は「×」で消せます）。目的も「小鍋島農場作業、湘南佐藤農園様訪問」のように入ります（自分で書き直したら、それ以降は変えません）。「前回と同じ」で前の申請書の目的・運行予定をそのまま使えます。
• 任意保険・車検は、2回目からは前回の申請書の内容が入ります。誓約の署名は自筆なので、印刷してから書いてください。
• 所属長の承認・Wordを作ると「精算済・承認済」に移るのは、購入伺い書と同じです。

• 「書類」→「新しい書類を作る」→「購入伺い書」または「支払依頼書」を選びます。
• 「見積書（請求書）を撮る・選ぶ」で読み取ると、相手先・品名・金額が入ります。請求書なら、TEL・担当者・支払期限（支払希望日）も読める範囲で入ります。読み取れなかった所や、区分・目的・納入場所などは手で入れてください。
• 購入伺い書を保存すると「この内容で支払依頼書を作る」が出ます。押すと、購入品・金額・購入先などを引き継いだ支払依頼書ができ、添付書類の「購入伺い書」にも〇が付きます。
• 「確認して申請」で、出張申請書と同じように所属長がアプリの「承認」で承認できます。承認されると、Wordの所属長承認の欄に名前と日付が入ります。依頼したあとに内容を変えると、承認はやり直しです。
• 購入伺い書の初期値（これまでの伺い書から）：購入希望日＝申請日、金額は税抜（見積書を読むと小計＝税抜が入ります。小計が読めなければ合計で税込）、支払方法は請求書払、見積書は有、納入・設置場所は前回と同じ場所。区分は目的・使途から推します（販売用・メンテナンス用＝仕入、試験・分析・検証＝研究開発費、運賃・輸送＝その他（運賃））。自分で区分を選んだら、それ以降は変えません。
• 支払依頼書の決まり（毎月の支払依頼書は上村さんの支払依頼書ツールで作り、アプリはイレギュラーな分に使います。決まりはツールと同じ）：支払希望日は25日（土日・祝日ならその前の平日）。支払先がツールの支払先マスタにあれば、正式な社名・担当者・TEL・支払方法・支払日（MonotaRO 26日 など）が入ります。口座振替などは「その他（口座振替）」と書きます。勘定科目が「混在」のときは、内訳を1行に1科目で入れます。購入品・納入場所は1行に収まるように文字を小さくします。
• 「Wordを作る」で、会社の書式のWordがダウンロードされ、書類は「精算済・承認済」に移ります（精算済から再ダウンロード・「書類に戻す」で直す・削除ができます。あとで承認されたら、再ダウンロードで承認欄が入ります）。選んだ区分・支払方法・税込／税抜・勘定科目は、四角で囲まれます。所属・所属長・申請者は「設定」の内容が入ります。

• 画面の右上の 🔄 で、最新の状態に読み込み直せます（ホーム画面に追加したアプリには再読み込みがないため）。

• 「設定」の「『新しい書類を作る』に出す書類」で、自分がふだん使う書類だけにチェックし、↑↓でよく使うものを上にできます（自分の分だけ）。

• 未精算：取り込んだ明細が並びます。押すと修正できます。チェックを付けて「書類に追加」で、作成中の書類に入れるか、新しい書類を作って入れられます（そのまま書類の画面に移ります）。「削除」でまとめて消せます（見出しのチェックで全部選べます）。
• 精算済：作った書類ごとに並びます。Excelをもう一度ダウンロードできます。直したいときは「未精算に戻す」で、明細が未精算に戻ります（出張報告書など書類に入っていた分は、作成中の書類ごと「書類」タブに戻ります）。「削除」は完全に消えて元に戻せません。

iPhone（Safari）

1. Safariでこのアプリを開き、画面下の共有ボタン（四角から上向きの矢印）を押します。
2. 「ホーム画面に追加」→「追加」を押します（見当たらないときはメニューを下にスクロール）。

Android（Chrome）

1. 右上の「︙」→「ホーム画面に追加」（または「アプリをインストール」）→「追加」を押します。

パソコン

• Edge：右上の「…」→「アプリ」→「このサイトをアプリとしてインストール」。スタートメニュー・タスクバー・デスクトップに置けます。
• Chrome：右上の「︙」→「キャスト、保存、共有」→「ページをアプリとしてインストール」（または「ショートカットを作成」で「ウィンドウとして開く」にチェック）。

以前に置いたアイコンが古いままのときは、一度消してもう一度追加してください。

• 画面が古いままのとき：ページを再読み込みしてください。
• 音声入力が使えないとき：iPhoneはSafari、AndroidはChromeで開いてください。キーボードのマイクボタンでも入力できます。
• マイクが使えないとき：ブラウザの設定で、このサイトのマイクを「許可」にしてください。
• 領収書の読み取りは月500枚まで（全員の合計）です。
• 分からないことは上村まで。